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iso9000認證-記錄控制程序
1目的
為證明產品/服務質量滿足規定要求和整合體系的有效運行，為產品可追溯性管理及改進策劃提供數據。
2范圍
適用于本公司產品/服務質量和整合體系運行相關的記錄。具體如下：
2.1 體系運行記錄
2.2 資源管理記錄
2.3產品銷售與服務記錄
3職責
3職責
3.1 記錄表格、模板的編寫由各部門負責；審核由部門負責人進行；批準由管理者代表負責；
3.2各部門負責本部門記錄的填寫，及部門檔案管理員負責歸檔前的收集和保存；
3.3辦公室負責記錄的收集、編目，管理、控制和歸檔。
4工作程序
4.1 記錄表格和模板的編制、評審、審批和發布
按《文件控制程序》4.1的要求執行，具體如下：
4.1.1各部門根據工作需要，自行編制記錄表格和模板。
為保證記錄表格和模板具有唯一的標識，辦公室按《文件編號規則》為每個記錄表格和模板分配唯一編號。
4.1.2本部門負責人與管理者代表審批，并按本程序4.4.6的原則決定其保存期限。必要時，審批前按《文件控制程序》4.1.3的要求進行評審。
4.1.3辦公室發布記錄表格和模板，并登記在《記錄清單》。該登記應通過系統進行。
4.2 記錄的填寫、收集
4.2.1記錄的填寫
a)記錄應用鋼筆或簽字筆填寫，字跡清晰、正確；
b)盡量不涂改,但若出現筆誤需更改時，劃紅線或用涂改液覆蓋，并寫出正確內容，更改人簽字或蓋章。
c)電子記錄應填寫清楚并及時備份。電子記錄的填寫、打印方面的規定見本程序4.5。
4.2.2定期收集、檢查、編目
a)各部門檔案管理員應每周一次收集記錄。
b)辦公室每月末對各部門記錄收集情況進行檢查，并集中按《文件編號規則》的方法和以往歷史記錄進行編目。
c) 辦公室6月底、12月底對記錄進行收集。該歸檔的按本程序4.4的要求歸檔。
4.3 外部記錄控制
4.3.1顧客和供方等相關方提供的記錄，分別由直接與之發生關系的部門收集、保存、歸檔。
4.4 記錄的歸檔管理與處置
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《文件借閱登記表》表》 |
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保存
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收集分類
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各部門
/辦公室
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歸檔
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辦公室
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辦公室
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銷毀
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辦公室
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文件銷毀清單
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《文件歸檔表》
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記錄歸檔管理按《文件控制程序》4.6的要求歸檔，具體如下：
4.4.1各部門配合辦公室對記錄進行收集和分類。
4.4.2 需要歸檔時，各部門配合辦公室檔案管理員歸檔。歸檔時填寫《文件歸檔表》。辦公室檔案管理員應按《文件歸檔制度》的要求建立檔案卷宗。
4.4.3 歸檔后的記錄，一律不外借。
政府部門或顧客需查閱記錄時，經辦公室主任和管理者代表同意，可在保管部門查閱。若需短期借閱時，辦公室檔案管理員可提供紙質復印件，并填寫《文件借閱登記表》，辦理有關借閱手續。
4.4.4 對于歸檔后記錄，達到保存年限后，經辦公室主任審核、管理者代表審批，可以進行銷毀，并記錄在《文件銷毀清單》中。
4.4.5不管是歸檔前，還是歸檔后，記錄的貯存應采取如下防護措施：
a)貯存環境整潔，無腐蝕性氣體，通風良好。做好防火、防盜、防水、防蟲鼠、防霉變；
b)專人負責，專柜保存，便于檢索、查詢和存�。�
c)電子記錄，應有必要的防護措施：
除非必須，不使用軟盤。如使用，應注意防潮、防壓、防光、防磁、防火，并每兩年復制一次，防止磁粉老化失效；
光盤介質則應防壓、防磨損，防火，并每五年復制一次，防止光盤的塑料和金屬箔失效；
服務器上的數據則應該及時備份，歸檔時以光盤形式保存。
4.4.6記錄的保存期應與其提供證據和數據分析的需求相適應：
a)短期保存：質量體系運行記錄、資源管理記錄等保存3年以上；員工招聘考核檔案保存期限至少與其在公司的時間持平，必要時參考國家人事檔案管理制度方面的規定；設備檔案的保存期限應與設備在公司使用的周期持平，必要時參考國家固定資產管理方面的規定。
b)長期保存：項目施工記錄（特別是合同、技術文件、產品鑒定與項目驗收報告等）保存十五年以上；合同要求時，產品技術文檔的保存期應征得顧客同意或由顧客確定；技術文件的保存期限至少應和產品市場生命周期持平。
4.5 電子記錄
本體系在策劃時的一個原則就是：任何文件資料必須留下電子形式記錄：
a) 在評審之前，可以采用Word表格等形式進行記錄；
c) 必要時（如接收認證審核時、顧客要求時、評審后及需要立即打印時），由辦公室和相關部門檔案管理員根據授權打印紙質報表，形成紙質記錄；
d) 打印的紙質記錄，相應人員必須以手寫方式簽字確認。
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作者：佚名
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